房地產(chǎn)公司采購(gòu)管理辦法

總 則

★一、采購(gòu)管理范圍

本規(guī)程是公司購(gòu)買(mǎi)原材料、物資、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞動(dòng)保護(hù)用品以及其他物資過(guò)程中的決策、價(jià)格監(jiān)督、質(zhì)量檢驗(yàn)等行為的基本規(guī)范。

★二、采購(gòu)管理原則

按照科學(xué)有效、公開(kāi)公正、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購(gòu)管理的各項(xiàng)制度，防止采購(gòu)過(guò)程中的不正當(dāng)行為發(fā)生。

采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)和采購(gòu)管理體制

★一、采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)

●負(fù)責(zé)使用部門(mén)及工程方面日常物資、材料、設(shè)備采購(gòu)；

●負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的詢價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)及招標(biāo)；

●負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的擬訂、簽訂；

●負(fù)責(zé)按時(shí)、按質(zhì)、按量地采購(gòu)使用部門(mén)所需各種物資；

●負(fù)責(zé)物資采購(gòu)管理制度和各崗位職責(zé)的制定；

●負(fù)責(zé)物資采購(gòu)員的監(jiān)督與管理；

●負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)與管理；

●負(fù)責(zé)與使用部門(mén)、倉(cāng)管部門(mén)的溝通與協(xié)調(diào)；

●采購(gòu)工作的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，專司采購(gòu)監(jiān)督管理職能；

●配合采購(gòu)部制定和完善各項(xiàng)采購(gòu)工作制度、流程；

●會(huì)同采購(gòu)部定期參與大宗物資、材料的招標(biāo)、評(píng)審以及供應(yīng)商的甄選；

●定期收集采購(gòu)信息需求，嚴(yán)把采購(gòu)價(jià)格關(guān)、質(zhì)量關(guān)、實(shí)用關(guān)，及時(shí)向管理層反饋意見(jiàn)；

●嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)采購(gòu)工作紀(jì)律。

☆采購(gòu)監(jiān)督機(jī)構(gòu)

1、工程部

2、綜合部

3、財(cái)務(wù)部

4、經(jīng)營(yíng)部

●事前價(jià)格審核；

●參與大宗物資材料的采購(gòu)；

●監(jiān)督采購(gòu)價(jià)格，控制采購(gòu)成本；

●采購(gòu)紀(jì)律檢查。

☆驗(yàn)收機(jī)構(gòu)

1、庫(kù)管員

2、使用部門(mén)

3、項(xiàng)目經(jīng)理

●各類物資、材料的驗(yàn)收、管理，建立臺(tái)帳和材料數(shù)據(jù)庫(kù)；

●及時(shí)反饋物資使用信息，按月統(tǒng)計(jì)物資使用情況。

二、采購(gòu)管理體制

☆（一）采購(gòu)決策管理

1、建立健全物資采購(gòu)決策程序，根據(jù)采購(gòu)物資類別和金額的大小，實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理，明確各級(jí)管理者、各有關(guān)部門(mén)及人員的權(quán)限。

2、除特殊情況外，大宗物資及其它金額較大物資采購(gòu)的重大事項(xiàng)，由公司決策層和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人通過(guò)會(huì)議或其他的形式實(shí)行決策。

3、加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量的監(jiān)督，設(shè)立物資采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)。

4、使用部門(mén)、項(xiàng)目經(jīng)理、庫(kù)管員對(duì)其審批的物資采購(gòu)負(fù)有審查、監(jiān)督責(zé)任。

☆（二）比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)

1、采購(gòu)部要廣泛收集采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格等市場(chǎng)信息，掌握主要采購(gòu)物資信息變化，并根據(jù)市場(chǎng)做到比質(zhì)、比價(jià)采購(gòu)。

2、除僅有唯一供貨商或公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有特殊要求外，公司大宗物資的采購(gòu)應(yīng)當(dāng)選擇三個(gè)以上的供貨商，從質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)等方面擇優(yōu)進(jìn)貨。

3、采購(gòu)部大宗物資采購(gòu)及有特殊要求的物資采購(gòu)，應(yīng)當(dāng)審查供貨商資格；對(duì)已確定的供貨商，應(yīng)當(dāng)及時(shí)掌握其質(zhì)量、價(jià)格、信譽(yù)、服務(wù)變化情況。

4、采購(gòu)中心大宗物資的采購(gòu)以及其他較大金額的物資采購(gòu)，具備招標(biāo)采購(gòu)條件的，應(yīng)實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。

☆（三）價(jià)格監(jiān)督

1、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行職責(zé)，監(jiān)督采購(gòu)價(jià)格，控制采購(gòu)成本。

2、大宗物資應(yīng)當(dāng)經(jīng)價(jià)格監(jiān)督部門(mén)事前進(jìn)行價(jià)格審核，采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)在價(jià)格監(jiān)督部門(mén)審核的價(jià)格內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)，特殊情況除外。

3、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)應(yīng)當(dāng)對(duì)所采購(gòu)的物資的價(jià)格單據(jù)進(jìn)行審核，對(duì)未在審核的價(jià)格內(nèi)或高于市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)而損害公司利益的，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映并提出處理意見(jiàn)。

4、物資采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)等價(jià)格監(jiān)督職能的部門(mén)或人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解、掌握大宗采購(gòu)物資的市場(chǎng)價(jià)格，并對(duì)其審核的物資采購(gòu)價(jià)格承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

☆（四）質(zhì)量檢驗(yàn)監(jiān)督

1、庫(kù)管員及各使用部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)證，進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督與使用信息反饋，采購(gòu)物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證不予辦理正式入庫(kù)和結(jié)算手續(xù)，特殊情況除外。

2、采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要完善必要的質(zhì)量、計(jì)量檢測(cè)條件。不具備檢測(cè)條件的需要對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)的，可以委托檢驗(yàn)或要求供貨商出具國(guó)家認(rèn)定的檢測(cè)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。

3、質(zhì)量檢驗(yàn)或驗(yàn)證人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)證，并對(duì)檢驗(yàn)、驗(yàn)證結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。

4、對(duì)大宗采購(gòu)物資，采購(gòu)中心可以根據(jù)需要留樣存檔，并進(jìn)行復(fù)檢。

采購(gòu)管理信息庫(kù)建設(shè)

★一、建立物資材料價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)

在工程部電腦上建立一套統(tǒng)一的物資價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，增加各類物資價(jià)格透明度，使公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確掌握各類物資的最新信息和動(dòng)態(tài)，最大限度的降低企業(yè)物資采購(gòu)成本。

★二、建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)

健全供應(yīng)商管理制度，建立合格物資供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)更新合格供應(yīng)商信息，通報(bào)對(duì)違反規(guī)定的供應(yīng)商的處罰。

方便查詢供應(yīng)商的最新物資價(jià)格、交易記錄、信譽(yù)等級(jí)、售后服務(wù)水平，以利于各公司做出相應(yīng)調(diào)整，避免因信息不暢，致使公司利益受損。

★三、采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的統(tǒng)計(jì)分析

工程部每月定期向公司提交當(dāng)月各類物資進(jìn)銷存明細(xì)及使用情況，由采購(gòu)部根據(jù)匯總數(shù)據(jù)及供應(yīng)商最新動(dòng)態(tài)，對(duì)當(dāng)月采購(gòu)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)分析，按照物資材料的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行由高到低排序，生成物資采購(gòu)匯總數(shù)據(jù)庫(kù)。

★四、財(cái)務(wù)審計(jì)部門(mén)的有效監(jiān)督

為保證采購(gòu)信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，物資采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)應(yīng)加大監(jiān)督力度，管理部門(mén)可以根據(jù)采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)保留對(duì)采購(gòu)人員責(zé)任的追溯權(quán)。

通過(guò)采購(gòu)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的公布和統(tǒng)計(jì)分析，加上采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)的有效監(jiān)督，保證了采購(gòu)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效，有利于采購(gòu)成本的降低，使公司實(shí)現(xiàn)了材料核算、成本分析、材料管理和財(cái)務(wù)管理的一體化，由此實(shí)現(xiàn) “陽(yáng)光采購(gòu)”平穩(wěn)運(yùn)行。

采購(gòu)管理規(guī)定

★一、采購(gòu)工作基本要求

1、未經(jīng)審核批準(zhǔn)的申購(gòu)物資一律不得采購(gòu)；

2、在同等質(zhì)量，同等價(jià)格的情況下，應(yīng)選擇就近采購(gòu)；

3、對(duì)長(zhǎng)期訂貨和大額款項(xiàng)的采購(gòu)，應(yīng)通過(guò)簽訂合同和實(shí)行銀行結(jié)算；

4、在比價(jià)過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類企業(yè)比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比信譽(yù)，擇優(yōu)確定供應(yīng)商；

5、對(duì)于先試用后采購(gòu)的物資，不得在試用鑒定前采購(gòu)。

6、大宗物資實(shí)行集中采購(gòu)，以邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源和定點(diǎn)、定向等多種方式采購(gòu)。

凡進(jìn)行大宗材料物資的采購(gòu)活動(dòng)，必須實(shí)行三方參與的原則，即在公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由采購(gòu)部、使用部門(mén)、采購(gòu)監(jiān)管委員三方共同參與大宗物資（設(shè)備）的采購(gòu)。

★二、物資采購(gòu)管理

1、日常辦公用品及大宗物資的采購(gòu)，實(shí)行按月上報(bào)采購(gòu)計(jì)劃。

各單位編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，要從實(shí)際經(jīng)營(yíng)需要出發(fā)，避免盲目提報(bào)，由于上報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃失誤，造成物資積壓損失，由申購(gòu)公司/部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。

2、如臨時(shí)需要應(yīng)急采購(gòu)的，則應(yīng)至少提前3小時(shí)并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)下使用企業(yè)備用金采購(gòu)，由相關(guān)采購(gòu)人員負(fù)責(zé)采買(mǎi)。

3、計(jì)劃外急需采購(gòu)的物資，由使用部門(mén)填制《急需物資申購(gòu)單》，部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)。

經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)采購(gòu)部根據(jù)所需物資的單價(jià)及數(shù)量比照既定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)部應(yīng)向使用單位明確到貨期限，如未能按既定時(shí)間到貨需向使用單位說(shuō)明原因并積極配合解決。

4、使用部門(mén)在填寫(xiě)相關(guān)申購(gòu)單時(shí)，務(wù)必寫(xiě)清所購(gòu)物資的品名、規(guī)格、型號(hào)、單位、數(shù)量等信息，如因申購(gòu)單填寫(xiě)不清，而影響采購(gòu)進(jìn)度的，后果由本部門(mén)自負(fù)。

5、 物資采購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格按照采購(gòu)原則、采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，保證做到不錯(cuò)訂、不漏訂，及時(shí)準(zhǔn)確做好物資貨源落實(shí)工作。

6、采購(gòu)部備有一定數(shù)額的采購(gòu)備用金，用于應(yīng)急采購(gòu)與需現(xiàn)付的零散物資采購(gòu)。備用金所購(gòu)應(yīng)急物資，購(gòu)入后仍需補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)，方可予以報(bào)銷。

7、簽訂物資采購(gòu)合同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、結(jié)算方式、運(yùn)雜費(fèi)承擔(dān)者、包裝、運(yùn)輸、驗(yàn)收方式。

注明保修年限、保修期結(jié)束后的零配件提供及價(jià)格、年限等事項(xiàng)，簽訂合同各方經(jīng)濟(jì)責(zé)任以及其它需要明確的事項(xiàng)，一般按照先到貨驗(yàn)收后付款的原則進(jìn)行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

8、對(duì)短缺物資，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)反饋信息，并征求使用部門(mén)意見(jiàn)，經(jīng)使用部門(mén)同意后方可采購(gòu)代用品，并做好存檔備案。否則，出現(xiàn)后果由采購(gòu)員負(fù)責(zé)。

9、采購(gòu)人員必須按采購(gòu)作業(yè)期限運(yùn)作，對(duì)不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購(gòu)，造成經(jīng)濟(jì)損失的，均由采購(gòu)人員承擔(dān)責(zé)任。

12、因特殊原因，采購(gòu)員未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)或無(wú)法按周期采購(gòu)物資的，應(yīng)及時(shí)告知采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人并說(shuō)明異常原因，提出相應(yīng)意見(jiàn)方案。

采購(gòu)部負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與申購(gòu)部門(mén)反饋和溝通，擬定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，特別重大事項(xiàng)，應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。

采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)

★一、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置

組長(zhǎng)：XXX

委員：XXX

★二、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)與采購(gòu)部的關(guān)系

采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)在公司董事會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)部定期進(jìn)行采購(gòu)信息反饋和監(jiān)督管理，是服務(wù)與監(jiān)督的關(guān)系。

★三、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)主要職能

詳見(jiàn)第二章“采購(gòu)管理機(jī)構(gòu)”

★四、采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)工作制度

1、會(huì)議制度。

每月月底召開(kāi)由組長(zhǎng)主持的采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)會(huì)議，聽(tīng)取各委員工作書(shū)面匯報(bào)，形成會(huì)議紀(jì)要。

2、信息反饋制度。

采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)應(yīng)及時(shí)加強(qiáng)采購(gòu)信息交流溝通，達(dá)到采購(gòu)信息資源共享，貨比三家，物美價(jià)廉之功效。

采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)每月將工作開(kāi)展情況向采購(gòu)部通報(bào)，并向總經(jīng)理及時(shí)匯報(bào)。

3、采購(gòu)物資驗(yàn)收把關(guān)制度。

采購(gòu)監(jiān)管委員會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品價(jià)格、質(zhì)量驗(yàn)收、審核把關(guān)，對(duì)供應(yīng)商因質(zhì)量、價(jià)格產(chǎn)生的欺詐行為及時(shí)向采購(gòu)部通報(bào)，并提出對(duì)供應(yīng)商的懲罰意見(jiàn)。

供應(yīng)商管理規(guī)定

為了促進(jìn)供應(yīng)商與我公司建立健康、和諧、穩(wěn)定的供需關(guān)系，促使供應(yīng)商保證產(chǎn)品質(zhì)量、降低成本、供貨及時(shí)，提高服務(wù)水平，對(duì)供應(yīng)商管理做如下規(guī)定：

★一、凡是有可能或已經(jīng)與我司發(fā)生業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商，并具有與其所承擔(dān)的供應(yīng)物資相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和資信等級(jí)的供應(yīng)商都在本規(guī)定的范圍。

★二、各相關(guān)部門(mén)職責(zé)

☆（一）使用部門(mén)職責(zé)

1、對(duì)工程材料、專業(yè)材料和設(shè)備等物資，須由各專業(yè)技術(shù)指定責(zé)任人到場(chǎng)進(jìn)行物資驗(yàn)收工作，以確保質(zhì)量。

2、負(fù)責(zé)提供物資在使用過(guò)程中的實(shí)際情況及出現(xiàn)的問(wèn)題。

☆（二）庫(kù)房職責(zé)

1、負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商到貨物資的驗(yàn)貨、收貨工作，辦理入庫(kù)手續(xù)。

2、及時(shí)將供應(yīng)商交貨期限、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平向采購(gòu)部反饋，并提出意見(jiàn)。

3、每月定期向采購(gòu)部提交當(dāng)月各類物資進(jìn)銷存明細(xì)及使用情況。

☆（三）采購(gòu)部職責(zé)

1、做好供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)工作，積極尋找貨源，開(kāi)辟新的供貨渠道，對(duì)于同類產(chǎn)品，應(yīng)至少備有兩家以上供應(yīng)商，以便做到價(jià)格互補(bǔ)、貨源互補(bǔ)。

2、做好供應(yīng)商的管理工作，及時(shí)對(duì)違反合同規(guī)定的供應(yīng)商進(jìn)行處理，不定期抽檢供應(yīng)商送達(dá)的貨物，到收貨現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督驗(yàn)貨，督促供應(yīng)商貨物配送的及時(shí)性，以確保使用部門(mén)的正常供應(yīng)。

3、負(fù)責(zé)收集和建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫(kù)，考察評(píng)估供應(yīng)商的資質(zhì)，建立《合格供應(yīng)商名冊(cè)》，隨時(shí)為開(kāi)辟新的供貨渠道做好準(zhǔn)備。

< 返回 >